Tal como pueden estudiarse y aplicarse las pautas que deben regir en una buena relación interpersonal pueden y deben aplicarse también los criterios que mejoran la relación de una organización con sus públicos. Con la prensa, con los clientes, con los trabajadores y sus familiares, con los inversores, con la Administración, con lo líderes de opinión, con los vecinos, con las organizaciones sociales, con la competencia, con los políticos.
Medios de comunicación
Los propios medios de comunicación transmiten con frecuencia una imagen distorsionada de los hechos, por ello las organizaciones deben seguir una serie de pautas para evitar esto. Algunos de los errores más usuales cometidos por las organizaciones con los medios de comunicación son los siguientes:
- Minusvalorar la importancia de los medios.
- Redactar una nota de prensa en cuatro páginas.
- Pensar que lo importante prima sobre lo interesante.
- Convocar una rueda de prensa quince días antes.
- Hacer ruedas de prensa de dos horas.
- Improvisar.
- Hacer un seguimiento de las notas de prensan.
- Sucumbir a las preguntas tras una declaración.
- Minusvalorar el papel de las agencias de noticias.
- Olvidarse de los medios de comunicación.
Crisis
Todas las organizaciones pueden tener problemas que afectan de forma directa y repentina a su situación. Los nuevos cambios tecnológicos, los procesos de información rápida y sensacionalista, crean un ambiente propicio para generar crisis dentro de las mismas. Cuando hablamos de crisis nos referimos a l a atención que ese problema despierta en los medios de comunicación, y por tanto en la opinión pública. En estos momentos de tensión se deben evitar cometer los siguientes errores:
- Pensar que no nos ocurrirá.
- Esperar a que el fuego se apague.
- Convocar una rueda de prensa.
- Mentir.
- Contraatacar.
- Obsesionarse con los medios de comunicación.
- No comunicar los riesgos para no asustar.
- Mostrar orgullo.
Inversores
Las empresas que cotizan en bolsa tienen la necesidad de luchar por los inversores, a los que en la mayoría de los casos no conocen. No obstante de debe tener especial delicadeza para no cometer los siguientes errores.
- Ignorarlos.
- Comunicar solo los éxitos.
- Olvidarse de los intermediarios y de los pequeños accionistas.
- No conocer las normas.
Gobiernos
Las empresas y las organizaciones sociales tienen mucho que hacer ante la Administración. Son ellas las que deben mantener un a posición firme y tener claros sus objetivos ya que los políticos “van y vienen” mientras que las organizaciones permanecen con su actividad.
- No hacer distinciones entre países.
- No concretar el objetivo.
- Actuar a corto plazo.
- Temer a los políticos.
- Creer que es fácil.
Eventos y protocolo
El protocolo empresarial deriva del protocolo social y, tiene una especial importancia en lo que se refiere a la combinación de las normas que rigen en los distintos países. El protocolo está diseñado para que todos nos entendamos. Sería conveniente evitar los siguientes errores:
- Preocuparse más por los asistentes que por los medios de comunicación.
- Gastar mucho dinero.
- No medir las consecuencias.
- Descuidar la organización.
- Recibir al invitado en la fuerza de la oficina.
- Aburrir con un discurso de más de cinco minutos.
Empleados
En una organización no se puede hacer comunicación interna si no se conoce las necesidades de los empleados y si no se mantiene un contacto permanente y fluido con éstos. Los empleados son fundamentales pero es conveniente tener en cuenta los siguientes errores que se pueden llegar a cometer:
- Creer que los empleados están para quedarse.
- Dejar todo en mano de recursos humanos.
- Trabajar solo.
- Carecer de materiales informativos.
- Contarlo todo.
Investigación y evaluación
Las investigaciones son tan importantes como las propias evaluaciones y deben tenerse en cuenta. Podríamos pensar que necesitamos muchos medios para investigar pero, en muchos casos no es necesario invertir mucho. En cualquier caso se puede contar con proveedores que nos pueden orientar y explicar diferentes opciones y evitar los siguientes errores:
- Medir el impacto en los medios con la equivalencia publicitaria.
- Analizar el impacto en los medios de forma aislada.
- No fiarse de las encuestas.
- No hacer investigación porque no hay recursos.
Telegenia y oratoria.
Circulan por el mundo algunos datos engañosos que d icen que el 7% del significado que se atribuye a un orador procede de lo que se dice con palabras habladas (lo verbal), el 38% procede del tono de voz del orador (lo vocal), y el 55% restante por los gestos no verbales (lo visual). Entorno a esto podemos apreciar las siguientes series de errores:
- Creer que la imagen vale más que el mensaje.
- Querer contar más de una cosa.
- Dar datos en miles de millones.
- Usar palabras técnicas.
- Alargar, atiborrar, aburrir.
- Leer sin música.
Los errores fatales, los errores estratégicos
Los peores errores de la comunicación no son los tácticos, sino los estratégicos.
Hay quienes creen que lo resuelven todo con un buen spot de televisión, con un buen dossier de prensa o con un buen portavoz, pero el éxito está en la estrategia: en la historia que cuenta y en la relación que establece a largo plazo con tu público entorno a esa historia. En relación a esto encontramos los siguientes errores:
- La inconcreción.
- La naturalidad.
- El miedo.
- La ambición.
- La arrogancia.
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